Хто такий координатор і що він робить

Весільний координатор

Під час підготовки до весілля завжди має бути помічник – координатор, і неважливо, самі ви займаєтеся підготовкою чи у вас є організатор.

Весільний координатор не займається підготовкою до весілля. Наречена самостійно підбирає ту команду, з якою хоче працювати. Підбирає ресторан, ведучого, фотографа, відеографа, шоу програму, декор. Вона це все робить сама. У процесі приходить розуміння, що не хочеться все контролювати в день весілля самій або просити подружку, маму тощо.

Як правило, багато наречених не розуміють, що роблять координатори. Багато хто вважає, що він просто гроші роздає, і він стежить за тим, щоб гості вчасно приїхали, щоб столи були розставлені.

У нареченої дуже примарне розуміння, хто такий весільний координатор.

Координатор з’являється на шляху нареченої тоді, коли вона вже все вирішила або практично все вибрала. І вона хоче, щоб ви проконтролювали все. Щоб у день весілля вона почувалася комфортно і могла насолодитися святом. Це варіант, якщо наречена займається підготовкою самостійно.

Якщо ж наречена звертається до організаторів, то в кожному агентстві є свій штат координаторів, які включені автоматично в роботу організатора. Плюс такого варіанту, що людина приурочена в усі тонкощі та побажання весільного дня від самого початку.

Весільний координатор не пропонує нареченій якихось послуг, він не готує весілля. Це людина, яка безпосередньо працює вже на майданчику!

Коли ВК працює з клієнтом напряму, то він не відповідає за якість тих послуг, які відбуваються на майданчику. Якщо, наприклад, клієнт сам обрав цього ведучого, і ведучий раптом напився (приїхав п’яний або запізнився), то це не вина координатора.

А в разі роботи від організатора, який порадив цього ведучого – це відповідальність ВК, і він має вирішувати цю проблему.

Що робить весільний координатор?

Почнемо з контролю підрядних служб. Підрядні служби – це ті люди, які з вами працюють (фотографи, візажисти, шоу програма, компанії авто тощо). Як і кого контролює ВК:

Ранок нареченої:

Проконтролювати приїзд візажиста і стиліста до нареченої без запізнення

Весільне авто. Проконтролювати подачу, можливість подачі авто до під’їзду (виходу з готелю).

Фото, відео. Проконтролювати приїзд без запізнень.

Доставка букета нареченої і бутоньєрки нареченого.

Підготовка банкету:

Надати ресторану схему, як мають стояти меблі. Де стоять столи, стільці, звук, розташування сцени…

Якість текстилю. Проконтролювати, щоб він був чистим, випрасуваним, одного кольору, без дірок.

Декор. Контроль оформлення. Щоб усе було однаково (рівно, одного розміру, акуратно).

Робота флористів. Простежити оформлення всіх необхідних зон (за списком). Простежити, щоб квіти були чистими, свіжими.

Сервірування. Стежити за тим, щоб столи були засервіровані до призначеного часу.

Поліграфія. Розтановка банкетних карток, меню, номерки на столи і все що є.

Звук. Грамотна розстановка звукового обладнання у всіх зонах.

Гримерки. Дізнатися розташування і підготувати до приїзду артистів.

Подача гарячих страв. Узгодити за таймінгом час виносу з адміністратором ресторану.

Підготувати інвентар для підрядників (столи, стільці).

Підготувати стіл/візок для виносу торта.

Стіл для гостьової книги і т.д.

Виїзна церемонія:

Підготувати коровай, рушники. Столик для церемонії (келихи з шампанським, обручки, свідоцтво про шлюб у папці, папка і ручка для розпису). Скринька для грошей.

Зустріч гостей. Скоординувати за зонами (фуршет, фотозона, кенді бар, церемонія). Вказати, де можна залишити квіти, подарунки до початку церемонії. По приїзду молодих, розсадити гостей у зоні церемонії за допомогою ведучого.

Уточнити варіант виходу нареченого і нареченої. Чи будуть подружки нареченої, шурини, свідки, діти. Музика для виходу.

Обговорити з операторами, хто від куди з’являється. Щоб вийшли гарні кадри на відео.

Підготувати додаткові вази, щоб використовувати їх після розпису.

Координатор не займається подарованими грошима.

Звільнити стіл після закінчення церемонії і використовувати його для подарунків.

Координатор не працює з гостями! Він керує всім, що відбувається з технічного боку. Тому для зустрічі гостей потрібно використовувати роботу дівчат хостес.

Роль хостес

Робота з гостями.

Зустріч гостей. Проводити в зону церемонії.

Поставити квіти у вази.

Складати подарунки на спеціально відведений стіл.

Якщо є гостьова книга, фуршет, парасольки, фотозона – допомогти розібратися де що і запрошувати гостей до участі.

Допомога в схемі розсадження, вирішення форс мажорів за допомогою координатора, що виникли в посадці гостей.

Проведення банкету

Зв’язок з адміністратором ресторану

Контролювати винесення страв. Наповнення келихів.

Взаємодія з ведучим.

Зустріч артистів. Розміщення в гримерці.

Підготовка необхідного інвентарю для шоу програми.

Попереджаємо наречену перед ключовими моментами (перший танець, сюрприз, танець з батьками).

Робота з артистами

Побутовий райдер (вимоги артистів)

Організувати проїзд, проживання, харчування, супровід артистів.

Обладнати гримерку (їжа, конкретний опис необхідного – дзеркало, прасувальна машинка тощо). Якщо гримерки немає – шукаємо вихід із ситуації.

Тех. райдер

Апаратура під конкретного артиста, світлове обладнання, беклайн. Проводиться саундчек (налаштування звуку, репетиція). За наявності кількох артистів, вирішити питання з часом для кожного. Саунчек закінчується за півгодини до початку свята, не пізніше!

Закінчення роботи координатора

Закінчена шоу програма

Зорієнтувати підрядників, коли забирати реквізит тощо

Дізнатися, що робити з їжею. Чи потрібно упакувати з собою.

Контроль пакування торта після подачі (холодильник).

Простежити за залишками алкоголю.

Координатору не потрібно бути на майданчику до самого кінця!!!